Krankmeldung und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Ein umfassender Leitfaden 

Egal ob Grippe, Erkältung oder Migräne – wer gesundheitlich angeschlagen ist und dadurch arbeitsunfähig ist, muss dies dem Arbeitgeber rechtzeitig mitteilen. In welcher Form die Krankmeldung zu erfolgen hat und wann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung notwendig wird, das haben wir für dich zusammengefasst. 

Wann und wie muss ich mich krank melden?

Im Krankheitsfall besteht eine unverzügliche Anzeigepflicht nach § 5 Abs. 1 EFZG. Danach sind die Beschäftigten verpflichtet, ihren Vorgesetzten unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zu informieren. Das muss am ersten Krankheitstag geschehen, idealerweise vor Arbeitsbeginn. 

Gesetzlich gibt es keine festen Vorgaben, in welcher Form die Krankmeldung erfolgen muss. Ob telefonisch, per E-Mail, WhatsApp oder SMS – den Kommunikationskanal kann der Arbeitgeber vorgeben.  

Wann ist ein ärztliches Attest erforderlich? 

Dauert die Krankheit länger als drei Kalendertage, ist ein ärztliches Attest, auch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) genannt, erforderlich. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass der Tag der Krankmeldung als erster Kalendertag zählt. Das bedeutet, wenn man sich am Montag krankmeldet, benötigt man spätestens am Donnerstag ein Attest. 

Einige Arbeitgeber verlangen ein ärztliches Attest bereits ab dem ersten Krankheitstag. Diese Regelung muss jedoch vertraglich festgehalten sein. Eine ärztliche Bescheinigung dient als Nachweis der Arbeitsunfähigkeit und schützt sowohl den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber vor Missverständnissen und sichert die Lohnfortzahlung.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Wie funktioniert sie? 

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist eine digitale Version des allseits bekannten gelben Krankmeldungsscheins und wurde eingeführt, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den Prozess effizienter zu gestalten. 

Seit dem 1. Januar 2023 erhalten gesetzlich Versicherte nur noch auf Anfrage eine Kopie der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Stattdessen übermitteln Ärzte die AU elektronisch direkt an die Krankenkasse und der Arbeitgeber kann diese dann abrufen – beispielsweise durch eine für dieses Verfahren systemgeprüftes HR Software wie Fastdocs Crew, in der die Abwesenheit hinterlegt wird. Die digitale Krankmeldung bietet viele Vorteile, darunter eine schnellere und effizientere Bearbeitung sowie eine verbesserte Dokumentation und Nachverfolgbarkeit. 

Ausnahme: Das elektronische Verfahren gilt nicht für privat Krankenversicherte und Minijobber in Privathaushalten. Für sie bleibt es bei dem üblichen Papierverfahren. Auch private Ärzte und Kliniken sind nicht verpflichtet, sich an das elektronische Krankschreibungssystem anzuschließen.

Im Urlaub krank geworden? 

Im Urlaub krank zu werden, ist besonders ärgerlich. Das heißt aber nicht, dass die Urlaubstage für die Krankheit geopfert werden müssen. Bei einer Krankmeldung im Urlaub gelten jedoch strenge Regeln und ein leichtes Unwohlsein reicht nicht aus. Der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit muss in Form eines ärztlichen Attests erbracht werden, und zwar ab dem ersten Krankheitstag.

Allerdings funktioniert die eAU nur in Deutschland. Erkranken Arbeitnehmer während eines Urlaubs im Ausland und sind arbeitsunfähig, müssen sie weiterhin die Nachweispflichten gegenüber dem Arbeitgeber und der Krankenkasse erfüllen. Damit die Krankheitstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet werden, ist eine ärztliche Bescheinigung eines Arztes am Urlaubsort unerlässlich. Liegt dieses Attest vor, besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber. 

Was ändert sich durch die eAU für Arbeitgeber? 

Die Einführung der eAU bringt für Arbeitgeber bedeutende Änderungen mit sich. Sie ersetzt die bisherige papierbasierten Krankmeldungen, was die Prozesse zur Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten digitalisiert und die Implementierung oder Anpassung entsprechender Softwarelösungen erforderlich macht. 

Die digitale Abwesenheitserfassung durch moderne HR-Software bietet dabei zusätzliche Vorteile: So lassen sich Arbeitszeitgesetze und Überstundenregelungen leichter abbilden und überwachen. Die Software unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und das Abwesenheitsmanagement, wodurch die Planung und Organisation der Arbeitszeit optimiert wird. Zudem kann die Entgeltabrechnung dank Schnittstellen einfach und digital durchgeführt werden, da sämtliche Lohn- und Gehaltsdaten nicht mehr manuell erfasst werden müssen. 

Insgesamt verspricht die eAU langfristig effizientere und genauere HR-Prozesse. Arbeitgeber sollten die Umstellung frühzeitig planen und sorgfältig umsetzen, um die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen zu können.